Quản lý văn bản là gì
Quản lý văn bản là quy trình sử dụng công nghệ số để gửi, đọc và xử lý các văn bản một cách nhanh chóng và hiệu quả. Phương pháp này cho phép người dùng theo dõi, trao đổi và luân chuyển văn bản dễ dàng, đồng thời ghi lại lịch sử các thay đổi và hoạt động liên quan. Hơn nữa, công cụ tìm kiếm mạnh mẽ và lưu trữ an toàn giúp tránh thất lạc thông tin.
Truyền thống
5 Thách thức
Dưới đây là các điểm đau
khi doanh nghiệp vẫn áp dụng quản lý truyền thống:
Thời gian
Thời gian
Quá trình gửi, xử lý và theo dõi văn bản mất nhiều thời gian vì phải thực hiện bằng tay hoặc qua email.
Thất lạc
Thất lạc
Văn bản dễ bị thất lạc hoặc chậm trong quá trình trao đổi và luân chuyển giữa các bộ phận hoặc cá nhân.
Bảo mật
Bảo mật
Nguy cơ thông tin bị rò rỉ do lưu trữ không an toàn hoặc không có ghi nhận lịch sử chỉnh sửa.
Truy xuất
Truy xuất
Tìm kiếm và truy xuất văn bản từ các lưu trữ giấy tốn nhiều thời gian và không hiệu quả.
Mập mờ
Mập mờ
Khó khăn trong việc theo dõi quá trình xử lý và trao đổi văn bản, đặc biệt khi có nhiều bên liên quan.
Tại sao chọn Quản lý Văn Bản trên MDO
Đầu tiên, MDO mang lại nhiều lợi ích vượt trội trong quản lý văn bản. Việc gửi, đọc và xử lý văn bản nhanh chóng hơn. Nó cho phép theo dõi, trao đổi và luân chuyển văn bản có ghi lại lịch sử. Công cụ tìm kiếm mạnh mẽ và lưu trữ an toàn giúp tránh thất lạc văn bản.
Số hóa toàn bộ văn bản trong doanh nghiệp
MDO giúp quản lý và sắp xếp toàn bộ văn bản trong nội bộ doanh nghiệp một cách hiệu quả. Văn bản được phân loại thông minh, dễ dàng tìm kiếm và tra cứu khi cần thiết. Hơn nữa, hệ thống tự động tạo số văn bản để dễ dàng theo dõi và quản lý theo năm và hình thức văn bản.
Danh sách luân chuyển và thư viện tri thức
Danh sách luân chuyển hiển thị văn bản theo hình cây, cho phép thu hồi văn bản khi có sai sót. Ngoài ra, MDO cho phép lưu trữ văn bản vào thư viện và công bố đến các đơn vị theo phạm vi tùy chọn. Người dùng có thể truy cập và đọc các văn bản được phép, tạo thành một kho tri thức doanh nghiệp quý giá. Điều này hỗ trợ đào tạo nhân sự và chăm sóc khách hàng thông qua việc tìm kiếm thông tin ứng dụng AI.
Ký số và liên thông
MDO còn cho phép ký số, đóng dấu ban hành và liên thông văn bản điện tử với trục văn bản quốc gia. Điều này giúp đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho các văn bản.
Tính năng tạo lập thêm công việc/cuộc họp
Giải pháp xử lý nghiệp vụ back office toàn diện của MDO cho phép trực tiếp tạo lập công việc hoặc cuộc họp liên quan tới văn bản đồng thời với thời điểm phát hành văn bản. Điều này giúp dễ dàng giám sát và không bỏ lỡ đầu việc.
Luồng xử lý Quản lý văn bản
MDO sử dụng một nền tảng duy nhất cho mọi nhu cầu quản lý và điều hành văn bản hàng ngày. Điều này bao gồm lưu trữ công văn đến/đi, sắp xếp văn bản theo nhu cầu tìm kiếm và trao đổi chia sẻ thông tin liên quan thông qua việc tạo lập công việc.
Áp dụng MDO đạt kết quả
Module Điều hành văn bản của MDO giải quyết những vấn đề quản lý truyền thống một cách hiệu quả và mang lại các lợi ích rõ ràng:
Các doanh nghiệp giảm 60% thời gian xử lý văn bản nhờ vào khả năng gửi và đọc văn bản nhanh chóng trên nền tảng điện tử.
Đảm bảo tính minh bạch trong quá trình trao đổi và luân chuyển văn bản, đồng thời bảo vệ thông tin an toàn trên môi trường lưu trữ điện tử.
Hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin từ trung bình 4 giờ xuống còn 30 phút mỗi giao dịch. Điều này nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu.
Cho phép quản lý và trao đổi văn bản mọi lúc mọi nơi. Điều này giúp các tổ chức linh hoạt trong hoạt động kinh doanh và quản lý. Kho tri thức doanh nghiệp quý giá, hỗ trợ đào tạo nhân sự và chăm sóc khách hàng thông qua việc tìm kiếm thông tin ứng dụng AI.
Cung cấp chức năng ghi lại lịch sử chỉnh sửa và hoạt động liên quan đến văn bản. Điều này hỗ trợ các tổ chức trong việc theo dõi và bảo vệ quyền lợi.
Làm chủ thời gian, tăng năng suất bằng cách sử dụng Điều hành văn bản
Hãy sử dụng dịch vụ MDO AI Office ngay bây giờ!
Đăng ký ngay